Activation
Utilisez les informations d’activation fournies avec la licence pour accéder à l’instance qui vous est attribuée.
Le guide détaillé du SaaS Comptabilité.
Retrouvez le fonctionnement des principaux modules, les parcours recommandés et les points de contrôle utiles pour utiliser votre instance au quotidien.
01 · DÉMARRAGE
Prendre en main une nouvelle instance.
Une nouvelle licence est conçue pour démarrer avec les informations réelles de l’entreprise, sans jeu de données prérempli.
Compte propriétaire
Le premier compte permet de prendre possession de l’environnement et de finaliser les paramètres essentiels de l’entreprise.
Paramètres société
Renseignez l’identité de l’entreprise, les coordonnées, les informations légales et les préférences nécessaires aux documents.
Premières données
Créez vos clients, fournisseurs, produits et services, ou utilisez le centre d’importation si vous disposez déjà d’un historique.
Conseil : commencez par les réglages société et les données de base avant de créer vos premiers documents commerciaux.
03 · TIERS & CATALOGUE
Structurer les données avant de facturer.
Clients
Centralisez les coordonnées, informations de facturation et éléments utiles au suivi commercial. Les données du client peuvent ensuite être réutilisées dans les devis, factures, avoirs, règlements et relevés.
Fournisseurs
Conservez les informations nécessaires au suivi des achats et dépenses afin de rattacher plus facilement les justificatifs et les opérations.
Produits & services
Le catalogue permet de préparer les prestations et articles récurrents avec leurs libellés et données utiles afin d’éviter les ressaisies.
Contrôle des doublons
Lors des imports, le système prévoit une analyse préalable et des contrôles destinés à limiter les créations en double.
04 · FACTURATION
Du devis au règlement.
Le parcours commercial conserve les documents et leur état dans le même circuit.
DevisValidationFactureRèglementSuivi
Devis
Préparez une proposition à partir du client et du catalogue. Le document peut ensuite servir de base au cycle commercial lorsqu’il est accepté.
Factures
Suivez les documents selon leur état : brouillon, envoyé, payé, en attente ou en retard selon le contexte du dossier.
Avoirs
Les régularisations disposent de leur propre document afin de conserver une trace claire des corrections commerciales.
Échéanciers
Les paiements planifiés permettent de visualiser les prochaines dates, les montants attendus et les éventuels retards.
05 · TRÉSORERIE & BANQUE
Comprendre les flux entrants et sortants.
Trésorerie
La vue de trésorerie rassemble les montants disponibles, les sommes à recevoir, les sorties prévues et les prochaines échéances.
Rapprochement
Les mouvements bancaires peuvent être rapprochés des factures, dépenses et autres opérations enregistrées afin de faciliter le contrôle.
Imports bancaires
Le SaaS est prévu pour exploiter des fichiers structurés tels que OFX, XML bancaire et CFONB120.
Premier compte
Lorsqu’un relevé compatible est importé, les informations détectées peuvent aider à préparer le premier compte bancaire correspondant.
Important : les fonctions décrites ici concernent l’import et le rapprochement de données bancaires. Elles ne signifient pas qu’une opération bancaire est exécutée automatiquement par le SaaS.
06 · IMPORTS & MIGRATION
Reprendre un historique sans repartir de zéro.
Le centre d’importation regroupe les points d’entrée disponibles pour les données existantes.
ClientsFournisseursProduits & servicesSalariésBanqueComptabilitéDocuments
Analyse
Le fichier est lu afin d’identifier sa structure et les colonnes disponibles.
Mapping
Les colonnes du fichier sont associées aux champs attendus par le SaaS.
Prévisualisation
Les données sont contrôlées avant leur écriture définitive.
Import
L’import validé est enregistré avec ses informations de suivi ; certains parcours prévoient également un retour arrière sécurisé lorsque le contexte le permet.
07 · RH & PAIE
Du dossier salarié au bulletin.
Dossier salarié
Le dossier regroupe notamment contrat, rémunération, classification, convention collective, temps de travail, mutuelle, prévoyance, PAS et données utiles à la paie.
Préparation mensuelle
Les éléments du mois sont contrôlés avant calcul afin d’identifier les données manquantes ou incohérentes.
Calcul social
Le moteur peut s’appuyer sur Mon-entreprise de l’URSSAF pour calculer les principaux montants sociaux à partir des données renseignées.
Bulletin
Le brouillon est contrôlé avant validation. Le document définitif peut ensuite être généré en PDF et conservé dans le dossier concerné.
Point de vigilance : les informations de paie restent sensibles. Les paramètres employeur, données salarié, taux et éléments variables doivent être vérifiés avant validation définitive.
08 · DSN & OBLIGATIONS
Préparer et contrôler avant génération.
Préparation DSN
Les informations issues des dossiers salariés et de la paie alimentent les données nécessaires à la préparation de la déclaration.
Contrôles
Les champs manquants ou incohérences peuvent être signalés afin d’être corrigés avant la génération.
Obligations sociales
Les cotisations, le prélèvement à la source, la mutuelle et d’autres échéances peuvent être suivis avec leur état et leur date.
Limite fonctionnelle
La présentation actuelle décrit la préparation et le contrôle de la DSN. Elle ne prétend pas à un envoi automatique vers Net-entreprises.
09 · DOCUMENTS & RAPPORTS
Des sorties générées depuis les données enregistrées.
Documents commerciaux
Devis, factures, avoirs et reçus.
Échéanciers
Plans de règlement et suivi des échéances.
Rapports
Synthèses de trésorerie, activité et données comptables selon les modules disponibles.
Journaux
Ventes, dépenses et historiques de contrôle.
Relevés
Documents de synthèse associés aux clients lorsque le module le permet.
Bulletins
Documents de paie générés à partir des données validées.
10 · AUDIT & TRAÇABILITÉ
Comprendre ce qui a changé et quand.
Historique
Les actions importantes peuvent être retrouvées avec leur date et leur contexte.
Avant / après
Lorsque les données existent, une comparaison permet de comprendre plus rapidement la modification effectuée.
Justificatifs
Les rattachements documentaires facilitent le contrôle d’une opération et de ses pièces associées.
Intégrité
Une vérification d’intégrité peut contrôler la cohérence de l’historique sans réécrire les événements passés.
11 · RÉGLAGES
Adapter l’instance à l’entreprise.
Préférences
Les réglages regroupent les paramètres d’affichage, alertes et choix utiles au fonctionnement quotidien.
Identité
Les informations de société alimentent l’environnement et les documents générés lorsque le champ concerné est utilisé.
Thèmes
Plusieurs templates graphiques permettent d’adapter l’univers visuel de l’interface.
Accès
Les comptes et permissions doivent être attribués selon les responsabilités de chaque utilisateur afin de limiter l’accès aux fonctions nécessaires.
12 · WHITE LABEL & ISOLATION
Une instance dédiée par entreprise licenciée.
La marque blanche ne repose pas sur un simple changement de logo dans un espace partagé.
EntrepriseCode d’installationInstance dédiéeBDD dédiéeLicence
Base dédiée
Chaque instance utilise sa propre base de données et son propre accès SQL.
Runtime isolé
L’environnement applicatif est séparé des autres installations clientes.
Accès sécurisé
L’instance dispose de son propre accès HTTPS et de sa configuration serveur.
Mises à jour contrôlées
Les évolutions sont prévues pour être livrées sous forme de releases et de migrations contrôlées plutôt que par modifications manuelles client par client.
Une question qui n’est pas couverte ici ?
La documentation évoluera avec le logiciel. Pour un besoin spécifique, une question fonctionnelle ou une demande d’accompagnement, contactez Crée Mon Site.